Kurumsal e-posta imzası: sade ve tutarlı bir örnek
Uzun bir slogan listesi yerine doğru telefon ve görev bilgisi daha kullanışlıdır. İyi şirket imzası, alıcının hangi kişiyle ve hangi departmanla yazıştığını hemen anlamasını sağlar.
TekPosta Webmail’de posta kutusuna metin imzası tanımlayabilirsiniz. İmza, gönderenin kim olduğunu ve nasıl ulaşılacağını kısa biçimde anlatmalıdır. Webmail’deki imzanın bütün harici uygulamalara otomatik aktarıldığını varsaymayın.
Bu rehber kimler için? Yeni çalışanlara imza hazırlayan ofis yöneticileri ve birden fazla görev adresi kullanan ekipler.
Önce gerekli bilgileri seçin
Ad soyad, görev veya ekip adı, şirket adı ve ihtiyaç duyulan iletişim kanalını yazın. Görev adresinde çalışan adı yerine ekibin sorumluluğu daha uygun olabilir. Her kutuya aynı kişisel cep telefonunu eklemek yerine ulaşılması gereken kanalı belirleyin.
Adres ve şirket bilgilerini doğrulayın; geçmiş şablondan yanlış şehir kopyalamayın. Çok sayıda sosyal bağlantı, kampanya sloganı ve uzun yasal metin imzayı okunması güç bir bloğa dönüştürebilir.
Ayşe Yılmaz Müşteri İlişkileri · Örnek Şirket +90 212 000 00 00 https://ornekfirma.test İstanbul
Webmail’de ilgili kutunun imzasını düzenleyin
Ayarlar bölümünde imza metnini ilgili kutu için kaydedin. TekPosta’daki alan metin imzası içindir; HTML tasarım editörü veya görsel yükleme alanı gibi değerlendirmeyin. Uzun şablon yerine kısa satırlar kullanın.
Yeni bir ileti açın ve imzanın doğru kutu için eklendiğini kontrol edin. Satış kutusundan yazarken muhasebe imzasının kalması, özellikle birden fazla adresle çalışan kullanıcılar için kolay gözden kaçan bir sorundur.
Outlook ve telefon imzalarını ayrıca kontrol edin
Harici istemciler kendi imza ayarını kullanabilir. Webmail’de düzenlediğiniz metnin Outlook veya telefon imzasını da değiştirdiği varsayımıyla işlem yapmayın. Ekibin kullandığı her uygulamada aynı bilgiyi ayrı sınayın.
Uygulamada otomatik eklenen ikinci imza varsa mesaj sonunda iki kopya görünebilir. Dış bir adrese test gönderin ve hem masaüstü hem telefonda okunabilirliğine bakın.
İmza için küçük bir bakım sorumluluğu belirleyin
Görev, telefon veya şirket adresi değiştiğinde imzayı da güncelleyin. Yeni çalışan açılışında ve çalışan ayrılışında bu kontrolü posta kutusu iş listesine ekleyin. Sadece imzayı değiştirmek erişim yetkisini değiştirmez.
İmza bir kimlik doğrulama yöntemi değildir. Bir saldırgan aynı ad ve unvanı kendi mesajına yazabilir. Alıcı açısından gerçek domain ve ödeme taleplerinin ayrı teyidi yine gereklidir.
Sık sorulan sorular
TekPosta imza alanına HTML logo ekleyebilir miyim?
Mevcut Webmail imza alanı metin içindir. Harici istemcilerin desteklediği görsel imzalar o uygulamalarda ayrıca yönetilir.
İmzayı kaydedince telefon uygulamam da değişir mi?
Otomatik aktarım varsaymayın. Telefon veya Outlook imzasını ilgili uygulamada ayrı kontrol edin.
Kaynaklar ve doğrulama
Teknik adımları uygularken aşağıdaki kaynakları ve kullandığınız sağlayıcının güncel ayarlarını birlikte kontrol edin. Örnek kayıtlar kendi domaininiz için panelde üretilen değerlerin yerine geçmez.
Şirketinizin e-postasını kendi domaininizde yönetin
TekPosta'da domain, DNS doğrulama, mail adresleri, uygulama şifreleri ve taşıma adımlarını aynı panelden takip edebilirsiniz. Ekibinizin ihtiyacına uygun planı inceleyin veya geçiş planınızı bizimle paylaşın.