E-posta arşivleme ve journaling: kopya, yedek ve saklama farkı
“Arşiv var” demeden önce neyin kopyalandığını, kimlerin okuyabildiğini ve dolduğunda ne olacağını belirleyin. Bu sorular, kutunun adından daha önemlidir.
TekPosta’da etkinleştirilen domain arşivi, ilgili yeni e-posta trafiğinin kopyalarını ayrı arşiv kutusuna yönlendirir. Journaling, eski mesajları geriye dönük taşımaz ve tek başına bağımsız veya değiştirilemez bir yedek oluşturmaz.
Bu rehber kimler için? Şirket yöneticileri, arşiv sorumluları ve mevcut mesaj geçmişini taşımaya hazırlanan ekipler.
Journaling açıldığı andan sonraki akışı ele alır
Domain arşivi etkinleştirildiğinde sistem gelen ve giden trafiğin kopyalanmasına yönelik kuralları uygular. Domain içi yazışmanın gönderim yoluna göre kopya akışı değişebilir; ilk kurulumda gerçek kullanım örneklerini sınayın.
Eski sağlayıcıdaki arşivler kendiliğinden bu kutuya gelmez. Geçmiş iletiler için IMAP taşıma veya destekle planlanmış ayrı aktarım gerekir. Yeni kopyalama ile eski veri transferinin kabul ölçütlerini karıştırmayın.
Arşiv kutusunu normal kutu kadar dikkatle yönetin
Domainin arşiv ayarını ve ilgili arşiv kutusunu yetkili panelden kontrol edin. Beklenen trafik için kota ve sorumlu kişi belirleyin. Bir kutuya düzenli kopya gönderiliyorsa alan kullanımı sıradan çalışan kutusundan daha hızlı artabilir.
Arşiv erişimini iş ihtiyacı bulunan kişilerle sınırlayın ve erişim değişikliklerini kayıt altına alın. Aynı şifreyi birçok kişiye vermek arşiv sorumluluğunu belirsizleştirir. Gereken erişim kararını şirketiniz vermelidir.
Üç farklı akışı örnek mesajla sınayın
Dışarıdan şirkete, şirketten dışarıya ve şirket içi iki kutu arasında ayrı mesaj gönderin. Her biri için arşiv kutusunda beklenen kopyayı kontrol edin. Mesaj saatini ve kimlerin hangi yoldan gönderdiğini not edin.
- Etkinleştirmeden önce ve sonra gelen mesajı ayırın.
- Arşiv kutusunun kota durumunu kontrol edin.
- İç gönderimin gerçek istemci veya Webmail yolunu kullanarak test edin.
- Kopya sayısını ve erişimi şirketin kabul listesine yazın.
Aynı hizmetteki kopya bağımsız yedek değildir
Arşiv kutusu da kullanıcı işlemleri, kapasite ve hizmetin çalışma koşullarından etkilenebilir. Silinmeye karşı değiştirilemezlik veya hizmet dışı kopya gibi gereksinimleriniz varsa bunları ayrıca tasarlayın. Journaling sözcüğü bu özellikleri kendiliğinden sağlamaz.
Saklama süresi, çalışan bilgilendirmesi ve hukuki yükümlülükler şirketin veri politikasına göre değerlendirilmelidir. Tek bir arşiv ayarının bütün mevzuat gereksinimlerini karşıladığını varsaymayın. Uygun süre ve erişim kurallarını yetkili danışmanınızla belirleyin.
Sık sorulan sorular
Journaling açınca eski e-postalarım da kopyalanır mı?
Hayır. Eski mesajlar için ayrıca taşıma planı gerekir. Journaling etkinleştirilen yeni trafik akışında arşiv kopyası oluşturur.
Arşiv kutusu değiştirilemez yedek sayılır mı?
Tek başına sayılmaz. Bağımsız yedek, geri yükleme ve değiştirilemez saklama gereksinimleri ayrı değerlendirilmelidir.
Kaynaklar ve doğrulama
Teknik adımları uygularken aşağıdaki kaynakları ve kullandığınız sağlayıcının güncel ayarlarını birlikte kontrol edin. Örnek kayıtlar kendi domaininiz için panelde üretilen değerlerin yerine geçmez.
Şirketinizin e-postasını kendi domaininizde yönetin
TekPosta'da domain, DNS doğrulama, mail adresleri, uygulama şifreleri ve taşıma adımlarını aynı panelden takip edebilirsiniz. Ekibinizin ihtiyacına uygun planı inceleyin veya geçiş planınızı bizimle paylaşın.