Bounce ve suppression yönetimi: geri dönen e-postalarla ne yapmalı?
Bir teklif geri döndüğünde aynı adrese peş peşe tekrar göndermek çoğu zaman sorunu çözmez. Önce alıcı yok mu, kutu dolu mu, yoksa geçici bağlantı sorunu mu olduğunu ayırın.
Bounce, teslim edilemeyen mesajın geri bildirimidir. TekPosta, gönderimle ilişkilendirilen kalıcı hata ve şikâyetleri suppression listesiyle takip eder. Listeden çıkarmadan önce adresin ve gönderim nedeninin düzeltilmesi gerekir.
Bu rehber kimler için? Satış, müşteri destek ve teslimat hatalarını takip eden şirket yöneticileri.
Kalıcı hata ile geçici hatanın kararı farklıdır
5.x.x sınıfı durumlar kalıcı başarısızlığa, 4.x.x sınıfı durumlar geçici soruna işaret eder. Açıklamadaki ayrıntı önemlidir: olmayan adresle dolu kutu için yapılacak işlem aynı değildir. Her sağlayıcının ek açıklaması farklı olabilir.
Geçici hata, hemen kesin olarak kaybolmuş bir mesaj anlamına gelmez; sunucunun yeniden denemesi söz konusu olabilir. Yeni bir kopya göndermeden önce mevcut teslimatın durumunu kontrol edin.
Gerekirse tabloyu yatay kaydırarak diğer sütunları okuyabilirsiniz.
| Gözlem | İlk kontrol | Sonraki işlem |
|---|---|---|
| Alıcı bulunamadı | Adres yazımı ve kişinin güncel adresi | Adresi doğrulamadan tekrar göndermeyin |
| Geçici erteleme | Hata metni ve teslimat zamanı | Yeniden deneme durumunu izleyin |
| Şikâyet kaydı | Gönderim ilişkisi ve alıcının talebi | İletişim iznini ve gönderim amacını değerlendirin |
VERP geri bildirimi gönderimle ilişkilendirmeye yardım eder
TekPosta geri dönüşleri ilgili gönderimle eşleştirmek için VERP zarf bilgisinden yararlanır. Bu zarf, çalışanın ekranda görünen gönderen adıyla aynı bilgi değildir. Geri dönen mesajın yalnız görünür metnine bakarak işlem yapmayın.
Otomatik bastırma, doğrulanabilen gönderim ilişkisi ve hata türüne göre yürütülür. Dışarıdan gelen her “teslim edilmedi” mesajının gerçek olduğu varsayılmaz. Beklenmedik dönüşte ek veya bağlantı açmadan kaydı inceleyin.
Suppression listesi bir adres düzeltme kuyruğudur
Panelde bastırılmış alıcıyı ve kaydın nedenini inceleyin. Adresi yeni bir çalışanla teyit ediyorsanız şirketin bilinen iletişim kanallarını kullanın. Telefon görüşmesiyle doğru adresi almak, rastgele benzer adresler denemekten daha güvenilir bir yöntemdir.
Bütün listeyi temizlemek sorunun nedenini ortadan kaldırmaz. Şikâyet nedeniyle listelenen alıcı ile yanlış yazılmış adres için aynı tekrar gönderim kararı verilmemelidir. Kaldırma öncesi gerekçeyi şirket içinde kayda geçirin.
Bir teklif dönüşünde izlenecek sıra
Örnek: satis@ornekfirma.test adresi “alıcı bulunamadı” hatası veriyor. Önce teklifi hazırlayan kişiden adresi teyit edin. Yeni adres verilirse mesajı düzeltilmiş alıcıya gönderin; eski hatalı adresi listeden çıkarmaya gerek olmayabilir.
Kutu geçici olarak doluysa ise alıcıyla iletişime geçip durumunu öğrenin ve mevcut mesajın yeniden denenip denenmediğini kontrol edin. Aynı teklifi beş kez göndermek, kutu boşaldığında beş kopyaya yol açabilir.
Sık sorulan sorular
Suppression listesindeki adreslere zorla gönderim yapmalı mıyım?
Önce bastırma nedenini çözün. Hatalı veya şikâyetçi adrese tekrar gönderim yapmak teslimat sorununu ve istenmeyen iletişimi büyütebilir.
Her geri dönüş kalıcı hata mıdır?
Hayır. Geçici erteleme ile kalıcı başarısızlık farklıdır. Durum kodunu, açıklamasını ve mevcut teslimat kaydını birlikte okuyun.
Kaynaklar ve doğrulama
Teknik adımları uygularken aşağıdaki kaynakları ve kullandığınız sağlayıcının güncel ayarlarını birlikte kontrol edin. Örnek kayıtlar kendi domaininiz için panelde üretilen değerlerin yerine geçmez.
Şirketinizin e-postasını kendi domaininizde yönetin
TekPosta'da domain, DNS doğrulama, mail adresleri, uygulama şifreleri ve taşıma adımlarını aynı panelden takip edebilirsiniz. Ekibinizin ihtiyacına uygun planı inceleyin veya geçiş planınızı bizimle paylaşın.